Politique de protection des données personnelles

Politique de protection des données personnelles
des lauréats des programmes de la Commission Fulbright franco-américaine

Applicable aux participants aux programmes Fulbright, aux programmes d’échange non-Fulbright financés par le département d’Etat américain et aux participants des programmes des organismes partenaires de la Commission Fulbright franco-américaine

Applicable aux candidats, lauréats et alumni de ces programmes.

Notre engagement à protéger vos données personnelles et à respecter votre vie privée

La Commission Fulbright franco-américaine a toujours été soucieuse de la protection de vos données personnelles et continuera de l’être. Nous vous invitons à lire attentivement le présent document qui explique comment nous traitons vos données personnelles dans le cadre du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données mis en œuvre par l’Union Européenne au 25 mai 2018.

Qui contrôle et traite vos données ?

Le programme Fulbright est représenté en France par la Commission Fulbright franco-américaine qui agit comme contrôleur de données pour un certain nombre de données. La Commission et l’Institute of International Education (IIE) traitent vos données personnelles pendant la durée du programme. Les organisations partenaires de la Commission qui vous ont attribué un financement traitent également des données personnelles collectées dans le cadre de leur compétitions spécifiques.

Dans certains cas, le traitement de ces données peut être conduit en concertation avec le Bureau of Educational and Cultural Affairs au Département d’Etat, compte-tenu de son implication dans le programme.

Enfin, l’Association France Fulbright Alumni traite aussi certaines de vos données personnelles à l‘issue de votre contrat de bourse.

En tant qu’Etat souverain, les Etats-Unis ne sont pas soumis au Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) mais les commissions Fulbright bilatérales, IIE, l’Association France Fulbright Alumni, qui sont des entités légales distinctes du gouvernement américain, se conforment aux règles applicables en matière de protection des données, y compris le RGPD.

1- L’information que nous collectons

- Au cours de votre candidature et pendant votre participation au programme

 Vos données personnelles sont collectées et peuvent être traitées pour les usages suivants :

• Création de votre fiche de boursier, management de votre bourse
• Evaluation de votre candidature
• Traitement des demandes de visa
• Collecte des informations médicales nécessaires
• Gestion des événements auxquels vous êtes invités à participer
• Inscription au plan de l’assurance maladie ASPESuivi de votre parcours académique aux Etats-Unis
• Gestion de votre situation en cas d’urgence
• Gestion du paiement de votre bourse et de votre allocation de voyage
• Reporting sur votre séjour
• Reporting aux financeurs et partenaires du programme.
• Promotion du programme
• Évaluation du programme
• Déclarations fiscales au niveau fédéral et au niveau de l’Etat dans lequel vous êtes accueilli
   

- A l’issue de votre programme, nous collectons vos données de contact pour les usages suivants

• Faire le lien avec l’association France Fulbright Alumni
• Faire le lien avec HiveBrite, développeur et hébergeur de l’application « Fulbrighter » destinée à vous permettre d’accéder au réseau international des Fulbright alumni
• Invitation à participer à des comités de sélection ou d’évaluation
• Invitation à candidater à des programmes spécifiquement destinés aux alumni tels que Alumni Engagement Innovation Fund, In-Country Alumni travel grant, reentry program
• Invitation à des manifestations organisées par l’Ambassade des Etats-Unis en France

Les données personnelles que nous collectons au cours de ces différentes opérations peuvent comprendre :

• Informations d’identification telles que : âge, sexe, nationalité, statut marital, nom d’usage, passeport, photo d’identité, données de contact
• Informations académiques et professionnelles, telles que votre parcours scolaire et universitaire, votre parcours professionnel, vos diplômes et certifications professionnelles, les évaluations et recommandations liées à votre candidature, les évaluations liées à votre participation au programme.
• Informations familiales : composition de votre famille, informations sur les personnes qui vous accompagnent, statut marital
• Informations financières : compte(s) en banque, revenus, autres sources de financement de votre séjour
• Photographies d’identité, photographies de vous durant votre séjour ou au cours des réunions organisées par la Commission ou ses partenaires.
• Informations sur vos préférences, vos opinions, vos projets, vos centres d’intérêts
• Informations concernant votre cotisation à l’association France Fulbright Alumni
• Informations sur les dons que vous pouvez faire à la Commission ou à l’association
• Informations sur votre participation aux divers événements organisés par l’association France Fulbright Alumni et la Commission

Parmi les données collectées, il en est qui relèvent de la catégorie des données personnelles sensibles. Il s’agit :

• Des informations concernant votre santé
• Des données biométriques
• Des données concernant d’éventuelles décisions de justice vous concernant
• Des informations concernant vos opinions politiques (si vous avez souhaité le mentionner et tel que vous l’avez mentionné)
• Des informations concernant votre orientation sexuelle (si vous avez souhaité le mentionner et tel que vous l’avez mentionné
• Des informations indiquant votre origine (si vous avez souhaité le mentionner et tel que vous l’avez mentionné)
• De vos convictions politiques, religieuses ou philosophiques (si vous avez souhaité le mentionner et tel que vous l’avez mentionné)
• Des informations concernant vos engagements associatifs, professionnels ou syndicaux (si vous avez souhaité le mentionner et tel que vous l’avez mentionné)

2- Informations vous concernant susceptibles d’être collectées auprès d’organismes tiers

Dans la gestion de votre dossier, nous pouvons collecter des données personnelles vous concernant auprès d’organismes tiers tels que :

• Educational Testing Service (ETS)
• International English Language Testing System (IELTS)
• Etablissements d’enseignement supérieur américains (par exemple : responsables des admissions, enseignants, superviseurs académiques, responsables des inscriptions universitaires, responsables de bureau des étudiants et chercheurs internationaux,
• Employeurs américains (dans le cadre de l’optional academic training)
• Compagnies d’assurance tels que 7 Corners

3- A quoi servent les données collectées

Nous traitons vos données personnelles avec les objectifs suivants :

• Pour signer un contrat de bourse avec vous
• Afin de poursuivre nos intérêts légitimes ou celui d’autres acteurs, en particulier
  • dans la conduite des activités de traitements des données listées ci-dessus
  • dans le traitement de réclamations que vous pourriez faire ou que d’autres parties pourraient faire sur nous, nos fournisseurs, ou sur le processus décrit ci-dessus
  • en lien avec des poursuites légales, des questions de conformité, des questions réglementaires qui nécessiteraient la communication de ces informations

A condition que ces intérêts légitimes ne doivent pas céder le pas devant les intérêts, les libertés ou les droits fondamentaux des individus dont nous traitons les données personnelles.

4- Conservation des données personnelles

Nous ne conservons vos données personnelles que pour une durée rendant possible la bonne conduite de la mission qui est la nôtre, à la condition que vous nous donniez l’autorisation de conserver et de traiter certaines données personnelles au-delà de la fin de votre bourse et de la période de conservation indiquée ci-dessous

La Commission conservera votre dossier sur ses serveurs et dans ses locaux pendant 20 ans. Au-delà de cette période, il vous sera demandé si vous acceptez que votre dossier soit transmis aux archives diplomatiques du Quai d’Orsay. En l’absence d’accord explicite de votre part, le dossier sera détruit ou vous sera envoyé, si vous en faites la demande et que vous couvrez les frais d’expédition.

IIE conservera vos données personnelles pendant 10 ans pour se conformer à ses obligations contractuelles à l’égard d’ECA en ce qui concerne l’administration du programme Fulbright, les règlements financiers américains, y compris les questions fiscales au niveau fédéral et fédéré, et les exigences du Department of Homeland Security.

5- Communication de vos données personnelles

Nous pouvons partager, le cas échéant, vos données personnelles avec des organismes tiers qui traiteront ces données pour mener à bien les activités listées plus haut. Les organismes tiers sont IIE et un certain nombre de fournisseurs tels que :

• La plateforme de candidatures en ligne du programme Fulbright
• L’agence de voyage du participant
• La plateforme de gestion de l’assurance du participant et de suivi médical
• Les systèmes de paiement de sa bourse au participant
• Les services responsables de la lutte contre la criminalité et le terrorisme
• Les outils de gestion d’événement
• Les outils d’administration d’enquêtes
• Les sites internet et plateformes interactives du programme Fulbright
• Les services d’assistance aux déclarations fiscales et de transfert de ces informations aux services fiscaux compétents.
• Les systèmes de gestion des données utilisés par IIE et La Commission Fulbright franco-américaine
• Les systèmes de gestions des données informatiques
• Les systèmes de traitement des correspondances électroniques e physiques
• Les systèmes de transfert des données au system SEVIS du US Department of Homeland Security

Nous nous assurerons que ces fournisseurs de service suivront nos instructions lorsqu’ils traiteront les données personnelles.

Nous pouvons aussi communiquer vos données personnelles aux organisations tierces suivantes :

• Les administrateurs et évaluateurs des programmes partenaires de la Commission auxquels vous candidatez ou dont vous êtes les lauréats
• HiveBrite, développeur et hébergeur de l’application « Fulbrighter »
• Les établissements d’enseignement supérieur ou de recherche américain où vous conduisez votre projet Fulbright
• Le U.S. Department of Homeland Security
• Le U.S Internal Revenue Service
• Les services fiscaux de l’Etat où vous vous trouvez comme boursier.
• Le U.S. Social Security Administration
• Les fournisseurs d’assurance maladie ou autres assurances
• A la fin de votre contrat de bourse, l’association France Fulbright Alumni

D’autres tierces parties telles que le conseiller juridique représentant ECA, la Commission ou IIE, les cours et tribunaux les autorités gouvernementales, les personnes chargées de l’application de la loi si exigé par la loi ou dans l’intérêt légitime d’ECA, de la Commission ou d’IIE en conformité avec les lois et règlements applicables.

6- Transfert international des données personnelles

Les données personnelles que nous collectons sont transférées, stockées et traitées aux Etats-Unis, pays qui ne relève pas des obligations de la RGPD. Ainsi que la loi américaine l’exige, nous avons des procédures de sécurité très strictes concernant le stockage et la communication des données personnelles.

Il est nécessaire pour nous de transférer ces données aux Etats-Unis de telle sorte qu’à la suite de votre sélection comme lauréat,  la Commission et ECA puissent prendre les mesures permettant de signer un contrat qui vous permet de devenir un participant au Programme (mesures permettant dans certains cas de gérer votre placement dans un établissement universitaire américain, de vos affilier à un régime d’assurance, de garantir que vous pouvez entrer sur le territoire américain avec le visa adéquat) et ensuite d’exécuter le contrat entre vous ECA et la Commission (c’est à dire de vous verser les fonds prévus dans votre contrat de bourse, de prendre en charge votre transport, de vous permettre de participer à des activités complémentaires).

7- Vos droits selon le RGPD

• Le droit d’accéder à vos données personnelles
• Le droit de faire modifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes
• Le droit de faire supprimer vos données personnelles s’il n’y a plus aucune raison de les stocker ou de les traiter
• Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles et de restreindre le traitement de vos sonnées personnelles dans certaines circonstances
• Le droit de demander le transfert de vos données personnelles à une tierce partie
• Si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles pour un motif spécifique, vous avez le droit de retirer ce consentement. Veuillez noter dans ce cas que le fait de retirer votre consentement n’aura pas d’effet sur la légalité du traitement de vos données effectué avant le retrait de votre consentement.

Ces droits peuvent être limités si, par exemple, le fait de répondre à votre demande devait conduire à la communication des données personnelles d’une autre personne ou si vous nous demandiez de détruire des informations que la loi nous fait obligation de conserver ou que nous pouvons avoir un intérêt légitime à conserver.

Vous pouvez adresser vos réclamations et demandes diverses à l’adresse de contact que vous trouverez ci-dessous.

8- Modifications apportées à ce document

Nous nous réservons le droit de modifier ce document et tout autre politique ou procédures à n’importe quel moment et sans autre notification que celle mentionnée sur notre site internet. Nous vous invitons à vérifier régulièrement et à relire ce document pour vous assurer que vous comprenez bien la manière dont nous pouvons traiter vos données et à tenir compte des éventuels changements apportés. 

En déposant un dossier de candidatures aux bourses de la Commission Fulbright franco-américaine, vous acceptez le traitement de vos données personnelles tel que décrit ci-dessus.

Si vous n’êtes pas en accord avec certains aspects de notre traitement de vos données personnelles vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité de régulation en France qui est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

9- Contact

Si vous avez des questions concernant de document ou sur la politique ou les procédures ci-dessus, merci de nous contacter à

Commission Fulbright franco-américaine
gdpr@fulbright-france.org
9, rue Chardin
75016 Paris

IIE : GDPRcontact@iie.org